Die DSGVO-konforme Löschung von E-Mails

Die seit dem 25. Mai 2018 anzuwendende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen zur Einhaltung umfangreicher datenschutzrechtlicher Vorgaben. Insbesondere die Löschung von personenbezogenen Daten stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. E-Mails enthalten regelmäßig personenbezogene Daten aller Art; die DSGVO und ihre Löschvorgaben sind also auch auf E-Mails anwendbar. Diese Löschvorgaben folgen aus den Grundsätzen der Datenminimierung und Speicherbegrenzung, aber auch aus dem Betroffenenrecht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“).

Auf der anderen Seite können Aufbewahrungsfristen, vor allem aus dem Handels- und Steuerrecht, einer Löschung entgegenstehen. Da E-Mails aufbewahrungspflichtige Unterlagen, etwa Geschäftsbriefe, darstellen können, kann eine vorzeitige Löschung für Unternehmen fatale Folgen haben.

Dieses Buch setzt sich mit der Frage auseinander, wie E-Mails im Unternehmen rechtlich zulässig gelöscht werden können. Dabei wird auch die schiere Masse an ein- und ausgehenden E-Mails umfassend berücksichtigt und vor diesem Hintergrund eine pragmatische Herangehensweise vorgeschlagen.